E Mail Archivierung

Revisionsichere E-Mail Archivierung mit ARCHIVEmail von Inoxision

Mit Inoxision ARCHIVEmail sichern Sie Ihre Mails nicht nur revisionsicher, Sie finden Sie auch wieder.
Outlook Integration, Webclient, Volltextverschlagwortung und Zugriffsberechtigungsmanagement sind
nur einige Funktionen dieser leistungsstarken und trotzdem preiswerten E-Mail Archivierungslösung.

Archivieren Sie Ihre Mails auf Ihrem eigenem Server oder bei uns im Rechenzentrum und greifen Sie von
überall darauf zu.

E-Mail Archivierung
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E-Mail Archivierung - einfach und unkompliziert

Mit der E-Mail Archivierung von Inoxision erfüllen Sie auf einfache Art die Vorgaben der GOBD und entlasten zudem Ihren Mailserver

Inoxision ARCHIVEmail

Revisionssichere E-Mail Archivierung

Mit inoxision ARCHIVEmail archivieren Sie Ihre Mails inklusive aller Anhänge revisionsicher in einem zentralen Datenpool, in welchem Sie die Informationen sekundenschnell wiederfinden.

Ob Sie Ihre Mails direkt vom Provider per POP3 / IMAP Konto empfangen, oder einen eigenen Mailserver wie Kerio Connect, Microsoft Exchange (auch auf Office 365) oder Tobit David im Einsatz haben – inoxision ARCHIVEmail greift alle ein- und ausgehende E-Mails direkt ab und archiviert diese revisionssicher.

Mailarchivierung serienmäßig mit:

  • unbegrenzter Mailkontenanzahl
  • 5 Recherche-User
  • revisionssicher
  • Smartphone / Tablet Apps
  • Microsoft Outlook Integration
  • Tobit David Integration
  • Webclient
  • Volltextverschlagwortung (inkl. der lesbaren Mailanhänge)
  • secureMail Versandverfahren
  • Zugriffsberechtigungsmanagement

inoxison ARCHIVEmail steht für tiefgehende Integration

Mit inoxision flexIntegrate Mail binden Sie Archivfunktionen in ihre vorhandene Unternehmessoftware ein

Kaum eine Archivierungssoftware bietet mehr Möglichkeiten für die schnelle Anbindung und Integration an bestehende Software-Lösungen wie inoxision ARCHIVEmail. Dank inoxision flexIntegrate Mail und inoxision Integrate Mail können Sie Archiv-Funktionen in Ihre vorhandene Unternehmenssoftware direkt einbinden.
Somit werden Informationsabfragen aus einem zentralen Archivdatenpool ermöglicht.

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inoxison flexIntegrate Mail

Mit inoxision flexIntegrate Mail besteht die Möglichkeit, direkt in der Nutzeroberfläche Ihrer bestehenden Softwarelösung Elemente wie Buttons, Eingabefelder usw. für Archiv-Funktionen zu platzieren. 
Beispiel: Mit Hilfe eines individuell platzierten Buttons in Ihrer Software können Sie sich mit einem „Klick“ alle vorhandenen E-Mail-Korrespondenzen zu einer ausgewählten Adresse anzeigen lassen – ohne eine zusätzliche Anwendung starten zu müssen. Die Integration in Ihre Unternehmenssoftware (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ist auch für einen Anwender komplett ohne Programmierkenntnisse möglich. Es werden einfach direkt inoxison ARCHIVEmail-Steuerelemente in die bestehende Software plaziert.

inoxision Integrate Mail

Mit inoxision Integrate Mail erhalten Sie ein Werkzeug, das Ihnen eine tiefgehende Integration der Archiv-Funktionen in bestehende Software-Lösungen (ERP, CRM, WWS, Behördensoftware usw.) ermöglicht. 
Über die innovative inoxision Integrate Mail Skriptsprache sind komplexe Archiv-Funktionen und individuelle Informationsabfragen realisierbar – direkt aus Ihrer Unternehmenssoftware. 
Beispiel: Der Anbieter Ihrer Software-Lösung integriert per inoxision-Skript-API einen Recherche-Prozess direkt in die vorhandene Unternehmenssoftware. 

Preisliste

für inoxision ARCHIVEmail

Produkt Kaufpreis Softwarewartung pro Jahr
inoxision ARCHIVEmail
  • unbegrenze E-Mail-Kontenzahl
  • revisionssicher
  • Smarphone/ Tablet Apps
  • Webclient
  • Microsoft Outlook Integration
  • Volltextverschlagwortung
  • secureMail Versandverfahren
  • 5 Rechercheuser
279,00 Euro 45,00 Euro
inoxision ARCHIVEmail Zusatzuser (Rechercheuser), je 5 User* 120,00 Euro 37,50 Euro
inoxision flexIntegrate Mail 79,00 Euro 15,00 Euro
inoxision Integrate Mail 79,00 Euro 15,00 Euro
inoxision Advanced OCR (Volltext aus Fax-Nachrichten und gescannten Dokumenten in Bildformaten wie BMP, TIF, JPG) 250,00 Euro 30,00 Euro

* Ab dem 251. User reduziert sich der User-Kaufpreis auf 12,00 Euro/User zzgl 3,75 Euro Softwarewartung/Jahr

Rechtliche Hintergründe zur E-Mail Archivierung

Die Anforderung E-Mails in einem entsprechenden System in digitaler Form zu archivieren, ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD).

Eine geschäftsrelevante E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungsfrist wie ein Geschäftsbrief in Papierform. Die gesetzlichen Vorgaben ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Geschäftsrelevant sind z.B. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Zollanmeldungen und alle sonstigen Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Generell ist hier eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren einzuhalten.*

Hier ist der 100%-Ansatz sinnvoll – jede E-Mail wird sofort zum Versende- bzw. Empfangszeitpunkt direkt vomE-Mail-Server revisionssicher (gesetzeskonform) archiviert. Auf diesem Wege kann eine Fehlentscheidung eines Mitarbeiters über die Geschäftsrelevanz einer E-Mail vermieden werden.

Je nach Gesellschaftsform der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer bzw. der Leiter einer Behörde.

Rechtlicher Hinweis

Dieses Dokument dient nur der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Im Einzelfall wenden Sie sich bitte an einen spezialisiertenRechtsanwalt. Eine Gewähr und Haftung für die Richtigkeit der Angaben wird nicht übernommen.

* Beispiel für Deutschland

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